jahangircircle.org, JAKARTA PT PLN (Persero) meluncurkan program Gerakan Tertib Arsip (GEMAR) dan aplikasi baru E-Arsip untuk meningkatkan pengelolaan arsip yang lebih baik dan modern. Kamis (31/10/2024) diluncurkan pada acara Launching Kearsipan dan Workshop Pengelolaan Arsip Perusahaan Terintegrasi di Kantor Pusat PLN, Jakarta.
Imam Gunarto, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dalam sambutannya menyampaikan apresiasi yang tinggi atas komitmen PLN dalam menjaga ketertiban kearsipan dan menerapkan transformasi manajemen digital.
“Hal ini sangat membanggakan bagi saya sebagai Pimpinan ANRI karena PLN telah menyatakan komitmennya dalam pengelolaan kearsipan dan transformasi dengan baik, mengingat PLN telah menjadi perusahaan terdepan dalam pengelolaan kearsipan sejak dahulu kala,” kata Imam.
Pada kesempatan itu, PLN juga menyerahkan kepada ANRI sebuah arsip statis yang berisi sejarah berdirinya perusahaan tersebut. Imam menegaskan, pemindahan arsip ini merupakan momen penting yang berdampak jangka panjang bagi bangsa Indonesia.
“Saya kira pengalihan hari ini merupakan momen bersejarah yang tidak hanya berdampak pada kepentingan PLN, tapi juga kepentingan bangsa Indonesia di masa depan.” Sebab dari arsip-arsip yang diserahkan PLN akan terbaca jejak-jejak sejarah tentang PLN. Generasi kita selama berabad-abad,” kata Imam.
Kepala Badan Pemulihan Aset Kejaksaan Agung Amir Yanto menyoroti pentingnya digitalisasi arsip sebagai upaya melindungi lebih dari 100 ribu aset PLN yang tersebar di seluruh Indonesia. Digitalisasi dapat menghasilkan pengelolaan dan legalisasi aset yang lebih baik.
“Kalau masih manual susah sekali atau mungkin ada bukti-bukti yang kurang lengkap. Jadi dengan digitalisasi ini saya kira semoga semua aset PLN yang jumlahnya lebih dari 100 ribu dari Sabang sampai Merauke tersebar, bahkan mungkin sampai ke luar negeri. , semua bisa dilegalkan “jadi mudah-mudahan semua asetnya bersih dan bersih,” jelas Amir.
Direktur Utama PLN Darmwan Prasodjo mengatakan digitalisasi arsip merupakan wujud transformasi PLN memasuki era disrupsi digital. Transformasi tersebut diharapkan dapat membuat proses bisnis PLN menjadi lebih cepat, efisien, responsif dan siap menghadapi tantangan masa depan, sehingga mendukung upaya perusahaan masuk dalam daftar Global Fortune 500.
“Rezim baru dimana platform digital menjadi landasan utama agar proses bisnis kita yang sebelumnya rumit, manual dan lambat diubah menjadi proses yang sangat efisien,” kata Darmwan.
Dermavan menjelaskan, dengan penerapan pengelolaan arsip digital, PLN berhasil meningkatkan persentase sertifikat kepemilikan tanah dari 28% menjadi 80% dalam empat tahun terakhir. Perubahan ini juga menjadi solusi permasalahan kerusakan arsip akibat kondisi lingkungan yang kurang mendukung.
“Terobosan penting dalam transformasi ini adalah penciptaan platform digital yang mencakup seluruh unit di PLN. Hal ini tidak hanya mencakup pengembangan perangkat lunak, tetapi juga mencakup perubahan dalam proses bisnis, manajemen, dan keterampilan teknis.” didigitalkan dan disimpan dalam sistem yang terintegrasi,” jelas Darmwan.
Executive Vice President Umum dan Aset Properti PLN, Arsydani G. Akmalputri menjelaskan, perseroan telah menyiapkan strategi dan peta jalan jangka panjang lima tahun ke depan dalam pengelolaan kearsipan. Gerakan Tertib Kearsipan melambangkan komitmen PLN dalam membangun pengelolaan kearsipan yang modern dan profesional.
PLN juga meluncurkan aplikasi e-Archive baru yang didukung teknologi canggih berbasis Artificial Intelligence (AI) dan Optical Character Recognition (OCR) untuk mengotomatisasi proses pengelolaan dokumen. Selain itu, PLN telah menerapkan tanda tangan digital yang digunakan pada tingkat Direksi (BOD)-1 dan BOD-2 yang terintegrasi dalam Mail Management Application (AMS).
“Transformasi ini tidak hanya mengubah cara kita bekerja, namun juga memberikan manfaat nyata seperti peningkatan produktivitas hingga 30 persen melalui otomatisasi administratif dan penyelarasan proses bisnis.” Waktu pemrosesan dan peninjauan dokumen juga berkurang hingga 80 persen. “kata pengacara..
Ia juga mengatakan bahwa perubahan tersebut telah meningkatkan keakuratan dan konsistensi dokumen hingga 50 persen dan mengurangi biaya penyimpanan hingga 80 persen. PLN menargetkan pengurangan ruang arsip hingga 20 persen selama lima tahun ke depan dengan potensi penghematan sebesar Rp3,65 miliar dan potensi penciptaan nilai lebih dari Rp180 miliar.
“Grand strategi penerapan sistem ini akan dilaksanakan secara bertahap, dan hingga tahun 2027 kami fokus pada penyempurnaan dan integrasi penuh e-archive di grup PLN.” Kami berkomitmen untuk terus beradaptasi dan berinovasi, tidak hanya untuk memenuhi kebutuhan saat ini, tetapi juga untuk menjawab tantangan masa depan,” kata Arsyadani.
